Adviseur -Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie

Functie

Als Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie voer je een zelfstandige analyse- en adviesopdracht uit binnen het bestuurssecretariaat. Je brengt werkprocessen en werkdruk in kaart en ontwikkelt een toekomstbestendige, uniforme werkwijze voor secretariaatstaken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Uitvoeren van een werkdruk- en capaciteitsanalyse binnen het bestuurssecretariaat
• Inventariseren van taken, werkprocessen en tijdsbesteding
• Organiseren en leiden van interviews en werksessies met betrokken medewerkers
• Analyseren van agenda’s, vergaderstructuren, documentstromen en werkprocessen
• Identificeren van knelpunten, risico’s en inefficiënties
• Ontwikkelen van een uniforme werkwijze voor secretariaatstaken
• Beschrijven van rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling
• Opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists
• Adviseren over procesverbeteringen, implementatie en borging
• Opleveren van een concreet verbeter- en implementatieadvies

Resultaten die je oplevert

• Een werkdruk- en capaciteitsanalyse
• Een overzicht van processen en werkinstructies
• Een voorstel voor een uniforme werkwijze
• Concrete aanbevelingen voor implementatie en borging

Wat we van je vragen

• Opleiding: HBO werk- en denkniveau
• Ervaring: minimaal 5 jaar als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat en minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
• Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
• Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten
• Organisatiesensitief; begrijpt bestuurlijke verhoudingen
• Analytisch sterk en snel in het herkennen van patronen en verbeterkansen
• Communicatief vaardig en makkelijk in contact met verschillende stakeholders
• Empathisch en in staat vertrouwen op te bouwen binnen teams
• Zelfstandig, gestructureerd, resultaatgericht en een verbindende aanpak bij veranderingen

Werkomgeving en werkwijze

Je voert de opdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht en werkt samen met betrokken medewerkers en stakeholders. Je opereert zelfstandig, hebt veel vrijheid in uitvoering, werkwijze, werktijden en locatie en werkt vanuit een duidelijke resultaatopdracht. In de beginfase werk je fulltime; later is de inzet parttime.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een
  bestuurssecretariaat
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
• Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van
  adviesrapportages
• Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten
• Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de
  gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te
  geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands
• De aanvraag is ingedeeld in schaal 12 (CAO Gemeenten)
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit
  blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of
  identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract
  van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen

• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een
  bestuurssecretariaat
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
• Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van
  adviesrapportages
• Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!