Adviseur Informatiemanagement -Document- en Informatiebeheer

Functietitel

Adviseur Informatiemanagement – Document- en Informatiebeheer

• Locatie: Arnhem
• Uren: 16–32 uur per week

Functieomschrijving

Je beheert het digitale en analoge projectarchief zodat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een optimaal documentmanagementsysteem. Je realiseert een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) en coacht projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden op DIM-gebied adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding continu verbetert.

Werkzaamheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het documentmanagementsysteem
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het documentmanagementsysteem
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij informatiebeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uitvoeren
• Introduceren en implementeren van nog niet gebruikte functionaliteiten binnen het MS SharePoint-platform (Connect)
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen
• Borgen van de overdracht van het projectarchief conform het vigerend kaderinstrument
• Informatieverstrekking ten behoeve van projectverantwoording DIM
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer)

Resultaatverwachtingen

• Een ingericht projectarchief volgens gemaakte afspraken dat voldoet aan de kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
• Begeleiden van (nieuwe) gebruikers bij bestaande of nieuwe functionaliteiten in Connect of GRIP Leiding

Leiding en toezicht

Ja

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en hulpmiddelen opstellen; didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden)
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling

Eisen

Wensen

• Kennis van (grootschalige) projecten op infrastructureel of watermanagementgebied
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata)
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Eisen

• HBO opleiding
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en –
  dienstverlening, het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen en het
  afstemmen met andere disciplines op het gebied van ICT en
  Informatiemanagement
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een Document
  Management Systeem (DMS) en begeleiden van organisaties in digitaal
  archiveren
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een platform
  voor Systems Engineering en Informatiebeheer
• Aantoonbare ervaring met het inrichten van de Grip applicatie ter
  ondersteuning van het System Engineering proces en informatiebeheer
• Ervaring met het inrichten van recordmanagement in de M365 SharePoint
  applicatie
• Ervaring met het opstellen van (afdelings-/project specifieke) jaarplannen,
  beleidsstukken en adviezen op het gebied van digitaal archiveren
• Aantoonbare ervaring in het begeleiden en coachen van medewerkers tav MS
  365 en SharePoint

Wensen

• Kennis van (grootschalige) projecten op infrastructureel of watermanagement
  gebied
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  toepassingsmodel metadata)
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!