Adviseur informatiemanagement Kader Richtlijn Water (KRW)

Functieomschrijving

Je beheert het digitale en analoge projectarchief binnen de richtlijnen van het project. Je zorgt dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een optimaal documentmanagementsysteem en realiseert een projectarchief dat voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). Je coacht projectmedewerkers zodat zij bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van document- en informatiebeheer (DIM) en deze adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.

Werkzaamheden

• Autorisatiematrix: opstellen en actueel houden.
• Autorisaties: verlenen en intrekken van toegangsrechten in het documentmanagementsysteem.
• Standaardweergaven en zoekvragen: maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen naar behoefte van medewerkers.
• Instructie en begeleiding: instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij informatiebeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uitvoeren.
• Implementatie functionaliteiten: introduceren en implementeren van nog niet gebruikte functionaliteiten binnen het MS SharePoint-platform van RWS (Connect).
• Dossiervorming: toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Documentbeheer: jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Overdracht: borgen van de overdracht van het projectarchief conform het vigerend kaderinstrument.
• Informatievoorziening: leveren van informatie ten behoeve van projectverantwoording DIM.
• Storingen melden: melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).

Wat verwachten wij van jou?

• Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken dat voldoet aan de kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
• Begeleiding van (nieuwe) gebruikers bij bestaande of nieuwe functionaliteiten in Connect of GRIP.

Eisen

• HBO opleiding
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en –
  dienstverlening, het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen en het
  afstemmen met andere disciplines op het gebied van ICT en
  Informatiemanagement
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een Document
  Management Systeem (DMS) en begeleiden van organisaties in digitaal
  archiveren
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een platform
  voor Systems Engineering en Informatiebeheer
• Aantoonbare ervaring met het inrichten van de Grip applicatie ter
  ondersteuning van het System Engineering proces en informatiebeheer
• Ervaring met het inrichten van recordmanagement in de M365 SharePoint
  applicatie
• Ervaring met het opstellen van (afdelings-/projectspecifieke) jaarplannen,
  beleidsstukken en adviezen op het gebied van digitaal archiveren
• Aantoonbare ervaring in het begeleiden en coachen van medewerkers t.a.v MS
  365 en Sharepoint

Wensen

• Kennis van (grootschalige) projecten op infrastructureel of watermanagement
  gebied
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare
  oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
  Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen , Didactische vaardigheden
  voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!