Bestuurssecretaresse

De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.  

We vormen samen met 300 professionals onze organisatie
Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Opdracht
Samen met de drie andere collega’s verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris.

Wat ga je doen?
– Beheren van complexe agenda’s, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;
– Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda’s;
– Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder;
– Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;
– Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;
– Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;
– Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;
– Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.
Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

Competenties
– Accuraat;
– Representatief;
– Stressbestendig;
– Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Ma-vrij: in overleg hybride mogelijk
 

Eisen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W;
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in secretariële richting.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een overheidsinstantie
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs
• Aantoonbare werkervaring met Office 365
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint
• Beschikbaar per 12 januari 2026 voor minimaal 32 uur in de week

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!