Bestuurssecretaresse

Functie: Bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de organisatie. Je ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Taken en verantwoordelijkheden

• Proactief beheren en bewaken van agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden.
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren.
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Voorbereiden van wekelijkse portefeuillehouderoverleggen in samenwerking met bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
• Uitvoeren van uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor circa twee toegewezen bestuurs- en/of directieleden.

Jouw profiel

• Je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
• Complex agendabeheer schrikt je niet af; je schakelt moeiteloos tussen werkzaamheden.
• Je bent proactief, anticipeert op wat nodig is en handelt op het juiste moment.
• Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken.
• Je werkt volgens een uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen om efficiënt en eenduidig samen te werken.
• Je ontzorgt het bestuur met professionaliteit en pro-activiteit.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in een secretariële
  richting
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals;
  Notubox, iBabs of MS Office
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of
  directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
• Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en
  alle mogelijke verlengingen

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse
  binnen een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor
  wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve
  manier samenlopen, benoem duidelijke waar deze ervaring is opgedaan
• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van
  bestuurders of directieleden. De kandidaat
  hoe hij/zij bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het
  werk
• Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat
  met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en
  ambtelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties:
  politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen,
  stressbestendigheid en discretie.

Competenties

• Klantgericht
• Samenwerken
• Stressbestendig
• Omgevingsbewust / Politiek sensitief
• Organisatievermogen (plannen en organiseren)
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
• Proactief
• Flexibel
• Zelfstandig
• Integer
• Besluitvaardig en gedecideerd
• Empathisch

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!