Contractondersteuner -Contractsecretaris B‐Sluizen Midden‐Nederland

Contractsecretaris B‑Sluizen Midden‑Nederland

Uren en locatie: 32–36 uur per week; werkzaamheden vanuit Utrecht, online en op projectlocaties (bijv. Prinses Marijkesluis, Koninginnensluis, Houtribcomplex).

Jouw rol

Als Contractsecretaris zorg je dat contractafspraken tijdens de contractvoorbereiding en vooral de uitvoering worden nageleefd en administratief strak worden beheerd. Je werkt in een klein inkoop- en contractmanagementteam aan renovatie- en vervangingsprojecten van sluizen in de regio Utrecht. Je bent een belangrijke schakel in de interactie met marktpartijen binnen uitvoeringscontracten, waaronder twee-fasen aanpakken en portfolioaanpak.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Contractbeheersing: uitvoeren van de vijf hoofdtaken van contractbeheersing binnen het projectteam samen met de Contractmanager en Adviseur Contractmanagement.

• Toets- en acceptatieproces documenten: structureren, standaardiseren en bewaken van documentenstroom; controleren op contractuele kwaliteitseisen; bewaken reactietermijnen en deadlines; analyseren en voorstellen doen ter verbetering.
• Verzoek tot Wijziging (VtW) coördinatie: coördineren van het wijzigingsproces (Groene Kamerproces); beoordelen van VtW’s; agenderen en begeleiden van beslisprocessen; bewaken status en voortgang.
• Samenwerkingsgericht prestatiemeten (S‑PM): initiëren, organiseren en duiden van S‑PM; faciliteren van het gesprek over samenwerking en prestaties.
• Notuleren van projectoverleggen: voorbereiden, notuleren en zorgen voor acceptatie en opvolging van notulen, acties en besluiten.
• Administratieve en systeemtaken: beheer van contractdossiers, projectmailbox, documentmanagement en GRIP/Relatics; samenwerken met projectondersteuner en documentalist en tijdelijk overnemen van taken waar nodig.

Taken (concreet)

• Opstellen, beheren en archiveren van contractdocumenten; zorgen voor juiste interne verspreiding.
• Bewaken van termijnen, deadlines en reactietijden.
• Plannen en coördineren van vergaderingen; opstellen van agenda’s en verspreiden van vergaderstukken.
• Notuleren en samenvatten van besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden; bewaken opvolging.
• Beantwoorden en verwerken van inkomende correspondentie; opstellen van formele brieven en verslagen; intern en extern contact onderhouden.

Resultaatgebieden

• Correcte, volledige en tijdige documentatie en notulen.
• Efficiënte en goed voorbereide vergaderingen.
• Heldere en tijdige communicatie naar interne en externe betrokkenen.
• Overzichtelijke en up‑to‑date administratie.
• Soepel en tijdig acceptatie- en toetsproces van documenten.

Leiding en toezicht

Je werkt onder leiding van de Contractmanager en Manager Projectbeheersing; je neemt coördinerende taken op je en ondersteunt het contractteam.

Essentiële competenties

• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatie.
• Nauwkeurig en gestructureerd werken.
• Goed plannen en organiseren.
• Discretie en omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Ervaring als key‑user in MS Office en Connect (SharePoint) of vergelijkbare tools.
• Proactieve houding en zelfstandig kunnen werken.
• Organisatiesensitiviteit en flexibiliteit bij prioriteitswijziging.

Eisen

• Hbo werk- en denkniveau, richting technische bedrijfseconomie, bedrijfskunde of (sociaal) juridische dienstverlening.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met contractcorrespondentie binnen de GWW‑sector aan opdrachtgeverszijde.
• Kennis en ervaring met het wijzigingenproces van contracten.
• Kennis van en aantoonbare ervaring met formele overleggen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: plannen, organiseren, notuleren en opvolgen van acties en besluiten.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met ondersteunende systemen zoals MS Office en Connect (SharePointomgeving).

Wensen

• Aantoonbare ervaring in de coördinatie van het contractwijzigingenproces.

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft een hbo werk- en denkniveau, in de richting
  van technische bedrijfseconomie, bedrijfskunde of (Sociaal) juridische
  dienstverlening
• De aangeboden kandidaat heeft kennis en minimaal 3 jaar aantoonbare
  werkervaring met contract correspondentie binnen het GWW-sector aan
  opdrachtgeverszijde
• De aangeboden kandidaat heeft kennis en ervaring in het wijzigingenproces
  van contracten
• De aangeboden kandidaat heeft kennis van en aantoonbare werkervaring
  formele overleggen tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Plannen,
  organiseren, notuleren en opvolgen van acties en besluiten
• De aangeboden kandidaat heeft kennis van en minimaal 3 jaar aantoonbare
  werkervaring met ondersteunende systemen zoals MS Office, Connect
  (SharePoint omgeving)
• Fee Only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand
  in acht wordt genomen
• Géén foto in het CV
• Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of
  LinkedIn in het CV
• Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar
  zijn op het format)
• Mailadres van de kandidaat dient vermeld te zijn in de motivatie bij het
  aanbieden

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring in de
  coördinatie van het contractwijzigingenproces
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met UAV-GC
  en/of ARVODI contractenvormen
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met
  werkprocessen binnen verschillende organisatieonderdelen van
  Rijkswaterstaat (PPO en regio’s)
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met het
  IPM model (integraal projectmanagement model)

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!