Document Controller – Large Projects

Document Controller – Large Projects

Als Document Controller organiseer en beheer je alle projectdocumentatie voor meerdere deelprojecten binnen grootschalige projecten (o.a. waterstof, warmte en CO2) en ondersteun je andere grote projecten in de regio Utrecht–Den Haag. Je waarborgt toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van documenten en levert stuurinformatie voor projectmanagement.

Locatie & uren

• Standplaats: Utrecht
• Reizen: naar andere kantoorlocaties, waaronder Groningen
• Thuiswerken: deels mogelijk
• Uren: 32–40 uur per week (max. 1840 uur per jaar of evenredig)

Verantwoordelijkheden

• Beheren van projectdocumentatie gedurende de volledige levenscyclus: identificatie, classificatie, opslag en distributie volgens kwaliteitsnormen en richtlijnen.
• Zorgen voor traceerbaarheid via metadata en tijdige distributie na reviewcycli.
• Consistente documentnummering, archivering en onderhoud van het Master Document Register (MDR).
• Beheren van documentstatussen, versiebeheer, transmittals en registers (inkomend/uitgaand).
• Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van richtlijnen en standaarden.
• Beschikbaar stellen van voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
• Adviseren van projectteams en externe partijen; fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control en SharePoint DMP.
• Deelnemen aan projectoverleggen en beheren van toegangen/authorisaties in SharePoint DMP.
• Bijdragen aan professionalisering van het vakgebied: uniformeren werkwijzen, vergroten overdraagbaarheid, (ondersteunen bij) inkoop en implementatie van een nieuw DMS en doorontwikkeling naar een meer data- en informatiegedreven werkwijze.

Wat vragen we van je?

• Opleiding: minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
• Ervaring: minimaal 5 jaar ervaring, bij voorkeur in Document Management en/of Informatie Management; ervaring met grote (technische) projecten.
• Ervaring met of bijdrage aan de doorontwikkeling van het documentcontrol-vakgebied.
• Systemen: ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare platforms.
• Kennis: documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register.
• ICT-affiniteit: ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook) of het vermogen om nieuwe software snel te leren en kennis te delen.
• Persoonlijke eigenschappen:
  • Goede communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht.
  • Sterk organisatorisch vermogen en prioriteringsvaardigheden.
  • Gestructureerd, nauwkeurig en kwaliteitsgericht.
  • Proactieve en zelfstandige werkhouding; meedenkend en oplossingsgericht.
  • Flexibel, pragmatisch en resultaatgericht.
  • Echte teamplayer.

Eisen

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of
  Informatie Management
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare
  platforms
• Standplaats is Utrecht
• Gevraagd aantal uur: 32-40 uur per week (max 1840 per jaar of evenredig bij
  gedeelte van een jaar)
• Sluiting vacature 11-2-2026 om 10 uur
• Interview datum 19-2-2026
• Eerst mogelijke startdatum, beschikbaarheid in uren per week, tarief voor
  de leverancier all-in (incl. reis- en/of verblijfkosten, excl btw),
  loondienst of via leverancier, vakantieplanning binnen de komende 3 maanden
  en woonplaats moeten worden opgegeven bij sollicitatie

Wensen

• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of
  Informatie Management
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten
• Ervaring met of bijgedragen aan de doorontwikkeling van dit vakgebied
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare
  platforms
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering,
  metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en
  het Master Document Register (MDR)

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!