Document Controller

Functie

Senior Document Controller
Je helpt bij het organiseren en beheren van alle projectdocumentatie voor deelprojecten binnen het Waterstof-project (aanleg van een landelijk waterstofnetwerk) en ondersteunt andere grote warmte- en/of CO2-projecten in de regio Utrecht–Den Haag.

Locatie en inzet

• Standplaats: Utrecht
• Reizen: naar andere kantoorlocaties waaronder Groningen
• Thuiswerken: deels mogelijk
• Beschikbaarheid: 32–40 uur per week (max. 1840 uur per jaar of evenredig bij gedeelte van een jaar)

Wat ga je doen?

• Documentbeheer & nummering: zorgen voor consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid van alle projectdocumenten.
• Wijzigingen & distributie: beheren van documentstatussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren.
• Transmittals & registers: verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en onderhouden van het Master Document Register (inclusief controles bij externe partijen).
• Kwaliteit & compliance: controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.
• Rapportage & inzicht: beschikbaar stellen van voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
• Ondersteuning & communicatie: adviseren van projectteams en externe partijen, fungeren als centraal aanspreekpunt voor documentcontrol en SharePoint DMP.
• Overleg & systeembeheer: deelnemen aan projectoverleggen en beheren van toegangen en autorisaties binnen SharePoint DMP.
• Vakontwikkeling: bijdragen aan verdere professionalisering van het vakgebied, uniformering van werkwijzen, overdraagbaarheid van werkzaamheden, inkoop/implementatie van een nieuw DMS en doorontwikkeling naar een meer data- en informatiegedreven werkwijze.

Wat vragen we?

• Opleiding: minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
• Ervaring: minimaal 5 jaar ervaring, bij voorkeur in Document Management en/of Informatiemanagement en in grote (technische) projecten.
• Vaardigheden: ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare platforms; kennis van processen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR).
• Software: affiniteit met MS Office (Word, Excel, Outlook) of vermogen om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en kennis te delen.
• Persoonlijk: zorgvuldig, sterk in samenwerken, organisatorisch vermogen, overzicht en prioritering bij meerdere projecten, gestructureerd en nauwkeurig, proactieve en zelfstandige werkhouding, flexibel, pragmatisch en resultaatgericht, teamplayer.
• Technische affiniteit: kennis van instrumentatie-gerelateerde normen (bijv. ISA, IEC) en ervaring met instrumentatiesoftware zoals AutoCAD, SPI (SmartPlant Instrumentation), EPLAN of instrumentatiedatabases is een pré.
• Talen & reistijd: goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift; flexibel inzetbaar en bereidheid tot reizen en werken op locaties in Zuid-Holland.

Eisen

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of
  Informatie Management
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare
  platforms
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift
• Flexibel inzetbaar, bereidheid tot reizen en werken op locaties in
  Zuid-Holland i.v.m. overleg ingenieursbureaus en installaties

Wensen

• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of
  Informatie Management
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare
  platforms

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!