Documentalist -A2VK

Functie

Documentalist
Locatie: ’s‑Hertogenbosch en Born
Je voert het beheer op archivering in het documentmanagementsysteem uit en ondersteunt (project)medewerkers bij registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, het geven van training en het beschikbaar stellen van benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het gebruikte DMS.
• Maken van standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken aan documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaten

• Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken en voldaan aan gestelde kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Beschikbare en actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

Ja

Belangrijkste competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en hulpmiddelen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Eisen

• Schaal 8: een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Schaal 8: aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en met digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Schaal 8: ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten (omvang > €200 mln.).
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Eisen

• 3×12 mnd optie tot verlenging
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand
  in acht wordt genomen
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden
  aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
• Bij 'woonplaats' dient de actuele woonplaats van de kandidaat te worden
  ingevuld
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen
  bedrijfsnaam en logo toegestaan
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie; zonder
  e-mailadres kan de aanbieding niet worden verwerkt
• Schaal 8 een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van
  informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Schaal 8 aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management
  Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Schaal 8 ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies

Wensen

• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!