Documentalist -Beweegbare Bruggen

Functie

Senior Documentalist / Records Manager
Je bent verantwoordelijk voor het beheer van archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS) en ondersteunt projectmedewerkers bij het correct vastleggen, beheren en archiveren van informatie. Je draagt zorg voor registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie en houdt het ordeningsplan en dossierbeheer actueel. Je geeft trainingen, instructies en advies en zorgt voor beschikbare middelen voor efficiënt documentbeheer. Een belangrijk onderdeel is het coachen van projectmedewerkers om hun bewustzijn en zelfstandigheid in documentbeheer en archiefvorming te vergroten.

Werkwijze

Hybride: gemiddeld 1 dag per week op locatie en 1 dag per week thuis.
Must have: Informatiebeheer (DIM), DMS, Digitaal Archiveren, Records Management.
Pré: SharePoint / M365 Record Management.

Kerntaken

• Opstellen, beheren en actueel houden van de autorisatiematrix.
• Verlenen, wijzigen en intrekken van autorisaties binnen het DMS.
• Inrichten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten op basis van gebruikersinformatiebehoefte.
• Inwerken en instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archiefvorming.
• Aanmaken, ordenen, waarderen, selecteren en beheren van (sub)dossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur.
• Actueel houden van projectarchiefdocumentatie.
• Verplaatsen en herstructureren van documenten en (sub)dossiers wanneer nodig.
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform geldende kaders.
• Zorgdragen voor tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers.
• Signaleren en melden van verstoringen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en samenwerken met de beheerorganisatie.
• Inventariseren en aandragen van verbetervoorstellen voor applicaties en processen, conform procedures van LFB.

Resultaat

• Projectarchief ingericht volgens afspraken en kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en samenwerking

Je werkt zelfstandig, stemt werkzaamheden af met het team Projectbeheersing en rapporteert aan de Manager Projectbeheersing. Je kunt snel je weg vinden binnen een projectomgeving en maakt processen en werkwijzen snel eigen.

Belangrijkste competenties

• Analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden (rapportages, instructies, begeleiding)
• Nauwkeurigheid
• Proactieve houding
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Eisen

• Eis 1: Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Eis 2: Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij Rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Eis 3: Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Eis 4: Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Wensen

• Wens 1: Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Wens 2: Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Wens 3: Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Wens 4: De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het
  vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij rijkswaterstaat met werken in
  een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal
  archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen
• Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in
  onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van
  Rijkswaterstaat
• In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin
  hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand
  in acht wordt genomen
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden
  aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
• Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te
  worden ingevuld
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen
  bedrijfsnaam en logo toegestaan
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten
  die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één
  partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle
  kandidaten moeten afwijzen

Wensen

• Het is een pré als je kennis hebt van en ervaring met (grootschalige)
  GWW-projecten
• Bij voorkeur beschik je over kennis van relevante kaders en regelgeving
  (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is een pré
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties is een wens

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!