Documentalist -Circulaire Werf Duivelseiland

Functie

Functietitel: Documentalist (project Circulaire Werf Duivelseiland)

Locatie en werkregeling

Locaties: Utrecht (Westraven), later mogelijk Rotterdam of Duivelseiland (Dordrecht)
Werkregeling: Hybride; aanwezigheid op locatie op dinsdag en/of woensdag

Opdrachtomschrijving

Uitvoeren van beheer en archivering in het document managementsysteem binnen de richtlijnen van het project. Werkzaamheden omvatten onder meer:

• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan en waardering van dossiers
• Opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties
• Maken van rechtengroepen met unieke rechten
• Ontwikkelen van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS
• Instructie en opleiding van (project)medewerkers in documentbeheer en archiefvorming
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren, muteren en verplaatsen van (sub)dossiers
• Zorgen voor juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en routeren van post- en e-mailstukken
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseren van verbetervoorstellen
• Inrichten van werkomgevingen en datarooms; inhoudelijk migreren van documenten en updaten van metadata
• Managen van documenten en informatiestromen; coördinatie van het reviewproces in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders

Resultaat van de opdracht

• Ingericht projectarchief dat voldoet aan afspraken en kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)

Kaders

Werken binnen de kaders en richtlijnen van de Vernieuwingsprojecten (voorheen V&R).

Leiding en toezicht

De werkzaamheden worden uitgevoerd onder aansturing van de opdrachtgever.

Belangrijkste competenties

• Analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en hulpmiddelen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren; de vraag achter de vraag achterhalen
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren; zelfstandig werken en deadlines halen
• Zelfontwikkeling; leren van omgeving en situaties
• Zelfstandigheid; initiatief nemen en samenwerken waar nodig

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig
• Bereidheid om dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als locatie lastig bereikbaar is met OV
• Meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen

Wensen

• Aantoonbare kennis van en ervaring met rijksinfrastructurele projecten
• Ervaring met werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (bijv. Rijksoverheid, ProRail)
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint
• Mate van voldoen aan de genoemde competenties

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde Mbo-opleiding in het
  vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• De kandidaat is bereid om de dinsdag en/of woensdag op locatie te werken,
  ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met rijk
  infrastructurele projecten
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat
  of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail)
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!