Documentalist Gelderse Poort Arnhem

Rol

Je voert werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) ten behoeve van het project Gelderse Poort.

Kerntaken

• Inventariseren en inrichten van het projectarchief: inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief op basis van kaderdocumenten.
• Werkwijze DIM: opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijzedocument voor het project en toekomstige projecten.
• Post- en e-mailverwerking: verwerken van inkomende en uitgaande documenten (digitaal en analoog) zodat wettelijke kaders worden nageleefd en juiste informatie tijdig beschikbaar is voor betrokkenen.
• Projectverantwoording: verzamelen en aanleveren van informatie ten behoeve van de projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing.
• Beheer archief: beheren van digitale en analoge archieven, ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata en zorgen dat juiste personen toegang hebben tot de juiste documenten.
• Coachen en instrueren: coachen en instrueren van projectmedewerkers over DIM-taken en verantwoordelijkheden.
• Documentaire informatie-uitwisseling: faciliteren en controleren van uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase.
• Overdracht archief: gereedmaken van het digitale en papieren archief voor overdracht van Documentbeheer.
• Autorisatiematrix en toegangsbeheer: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties voor het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Standaardweergaven en zoekvragen: maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het documentmanagementsysteem.
• Beheer en onderhoud documenten: actueel houden, verplaatsen van documenten en (sub)dossiers.
• Storings- en verbetermeldingen: melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseren van verbetervoorstellen als functionele wensen.
• Kwaliteitscontrole en evaluatie: periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.
• Verbeteradvies en plannen: uitbrengen van SMART-advies en opstellen van een programmaplan of verbeterplan voor DIM.
• Adviesverlening: gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen op basis van analyses en gesprekken.

Vereisten

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Vermogen zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met MS Office en SharePoint.

Competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Analyserend vermogen
• Nauwkeurig werken
• Goede luistervaardigheid (de vraag achter de vraag achterhalen)
• Plannen en organiseren
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages, didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden)
• Proactieve instelling
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid en initiatief

Werklocatie

Kantoor Arnhem, Eusebiusbuitensingel, gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

Eisen

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint
• De mate van het voldoen aam de genoemde competenties

Competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare
  oplossingen)
• Analyseren/analytisch vermogen (verbanden kunnen leggen)
• Nauwkeurig werken
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en
  je deadlines zonder stress halen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en
  hulpmiddelen kunnen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Proactieve instelling
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit
  toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het
  initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig
  hebt)

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!