Documentalist project Circulaire Werf Duivelseiland

Functieomschrijving

Rol: Documentalist. Je voert beheer en archivering uit in het documentmanagementsysteem volgens de richtlijnen van het project. Dit omvat registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, verleent autorisaties, geeft training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgt voor de benodigde middelen.

Taken

• Opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties
• Maken van rechtengroepen met unieke rechten
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het documentmanagementsysteem naar behoefte van medewerkers
• Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders en het tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) of vergelijkbare ondersteuning
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
• Inrichten van werkomgevingen en datarooms en inhoudelijk migreren van documenten en het updaten/invullen van metadata
• Managen van documenten en informatiestromen en coördineren van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders

Doel van de opdracht

Eisen

• Minimaal HBO denk-en werkniveau met een afgerondeMbo-opleidingin het
  vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• De kandidaat isbereid omde dinsdagen/of woensdag op locatie te werken, ook
  als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De
  belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven, in de
  toekomst mogelijk een kantoor te Rotterdam en/of de bouwkeet op
  Duivelseiland in Dordrecht
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met rijk
  infrastructurele projecten
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat
  of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail)
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Competenties

• Analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
  1. rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren; de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn; je weet wat er binnen de organisatie speelt
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren; je kan op een zelfstandige manier je eigen werken
  indelen en je deadlines zonder stress halen
• Zelfontwikkeling; je leert van je omgeving en van situaties, en past dit
  toe op je werk
• Zelfstandigheid; je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het
  initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig
  hebt

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!