Griffiemedewerker

De gemeente Vijfheerenlanden ligt in het midden van het land, in de provincie Utrecht tussen de rivieren Lek en Linge. Een prachtig gebied met polders, uiterwaarden, dijken, molens, boerderijen, steden en dorpen. Vijfheerenlanden ligt centraal bij de snelwegen A2, A15 en A27. In deze groene gemeente wonen ruim 60.000 inwoners. De 16 woonplaatsen hebben elk hun eigen identiteit.

Opdracht
Doel van de functie:
Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, presidium en rekenkamer bij de voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten en activiteiten.

Functie-inhoud:
Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden:

• Verleent ondersteuning bij het opstellen van de conceptagenda’s van raads- en commissievergaderingen en vergaderingen van het presidium.
• Is verantwoordelijk voor de besluitenlijsten van de vergadering van het presidium en de raad
• Draagt in logistieke zin zorg voor de officiële afhandeling van de stukken na de raadsvergadering.
• Ondersteunt in het opstellen van raadsvoorstellen en – besluiten door de griffie
• Draagt zorg voor de geluidsopnames ten behoeve van de digitale verslaglegging van raads- en commissievergaderingen.
• Draagt zorg voor het redigeren en controleren van vergaderstukken, moties, amendementen
• Draagt zorg voor het proces rondom digitaal vergaderen
• Is verantwoordelijk voor het proces van digitaal stemmen tijdens de raadsvergadering
• Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de raad, presidium en raadscommissies.
• Verzorgen van de (digitale) post, beheren van de griffiemailbox, bijhouden van dossiers en zorgdragen voor archivering.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) rekenkamer voor facilitaire zaken
• Verleent ondersteuning bij werkbezoeken en hoorzittingen.
• ICT ondersteuning van raad en griffieteam
• PAV-er, bewaakt de budgetten die onder verantwoordelijkheid van de griffier vallen
• Levert secretariële ondersteuning aan de griffie
• Verzorgen van publicaties van de raad in bijvoorbeeld het huis-aan-huisblad het Kontakt

Verzorgt de informatievoorziening aan de gemeenteraad:

• Verzorgt ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen.
• Monitort de uitvoering van raadsbesluiten door het college.
• Is belast met het voorbereiden en/of organiseren van onderzoeksvragen of initiatiefvoorstellen.
• Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn.
• Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden.
• Organiseert (mede) en faciliteert raadsactiviteiten zoals werkbezoeken, themabijeenkomsten en VHL pleinen
• Beheert en onderhoudt het raadsinformatiesysteem voor de raadsleden en adviseert over de opzet.
• Beantwoord diverse vragen van raadsleden, ambtelijke medewerkers en inwoners en toets en beoordeelt vragen en verzoeken aan de hand van procedures.

Competenties:

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Accuraat
• Kwaliteitsgericht
• Inzet op samenwerking.
• Cognitieve flexibiliteit

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Werktijden zullen ook in de avond zijn. Invulling van het rooster gaat in overleg.

Eisen

• 1. Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• 2. Aantoonbare werkervaring bij een griffie in de afgelopen 5 jaar;
• 3. Aantoonbaar werkervaring met politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen.

Wensen

• 5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een griffie van een gemeente
• 6. Aantoonbare werkervaring met secretariële, administratieve, organisatorische werkzaamheden
• 7. Aantoonbare werkervaring met uitvoerende communicatiewerkzaamheden
• 8. Een aantoonbare afgeronde opleiding griffiemedewerker, aantoonbaar middels een certificaat

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!