Informatie- en documentatiespecialist

Opdracht

Wij zoeken tijdelijke uitvoerende capaciteit voor het opstellen, toegankelijk maken en actueel houden van de informatie en documentatie van het JenV Data & AI Lab en het kernteam van AI-assistent Robin. Je werkt altijd in nauwe afstemming met het team communicatie, werkt zelfstandig, haalt inhoud actief op bij specialisten in het team en levert begrijpelijke, bruikbare en vindbare producten op. De rol is nadrukkelijk uitvoerend: er wordt geen sturing, advisering of coördinatie gevraagd.

Gevraagde werkzaamheden

• Vertalen van bronmateriaal: Je zet technische en juridische bronmaterialen (DOR‑uitkomsten, DPIA's en quickscans, architectuur‑ en beveiligingsdocumentatie, modelinformatie) om naar begrijpelijke teksten voor uiteenlopende doelgroepen: gebruikers, aangesloten organisaties, management en bestuur. Altijd in nauwe afstemming met team communicatie.
• Beheren van teamdocumentatie en interne kanalen: Je stelt teamdocumentatie op, beheert en houdt deze actueel, inclusief Connect‑pagina's en FAQ's over Robin voor gebruikers en organisaties (toegang, modellen, prestaties, privacy en veelvoorkomende casussen).
• Samenstellen stukken voor gremia en overleggen: Je haalt input op bij inhoudelijk experts, bundelt tot een samenhangend en leesbaar document, voert versiebeheer en zorgt voor tijdige aanlevering.
• Begeleiden door interne procedures: Je begeleidt documenten door interne procedures en bronsystemen (vaststelling, registratie, archivering en publicatie) en bewaakt de voortgang.
• Verslaglegging: Je maakt verslagen van overleggen en werksessies en legt besluiten en actiepunten vast binnen de bestaande overlegstructuur.
• Werkprocedures en werkinstructies: Je beschrijft en houdt werkprocedures en werkinstructies van het team actueel, op basis van de bestaande praktijk.
• Signaleren van documentatieproblemen: Je signaleert ontbrekende, verouderde of tegenstrijdige documentatie en kaart dit gericht aan bij de teamleider.

Taken en rolverdeling

• Teamleider: opdrachtgever; stelt prioriteiten en accordeert opgeleverde documentatie.
• Jouw rol (informatie- en documentatiespecialist): je stelt de documentatie- en informatieproducten daadwerkelijk op, houdt deze actueel en begeleidt ze door de interne procedures; uitvoerend, zonder sturende of adviserende rol.
• Inhoudelijk specialisten: data scientists, engineers en juridisch-ethische adviseurs leveren inhoudelijke input en toetsen de juistheid.
• Communicatieadviseur: adviseert over communicatiestrategie, doelgroep en tone of voice en verzorgt communicatieve eindredactie van externe uitingen.
• Scrum master: verantwoordelijk voor de agile werkwijze, het overlegritme en de actie- en besluitenlijst van het team.

Eisen

• Opleiding en denkniveau: HBO/WO werk- en denkniveau.
• Ervaring: minimaal 3 jaar ervaring met analyseren, beschrijven en documenteren van informatievoorzieningssystemen of processen binnen een ICT-/IV-omgeving (blijkt uit CV).
• Vertalen complexiteit: aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe technische en/of juridische materie naar begrijpelijke teksten voor niet‑specialistische doelgroepen.
• Beheer documentatie: aantoonbare ervaring met het beheren en actueel houden van documentatie en/of intranet- of webpagina's, inclusief versiebeheer.

Wensen

• Werkvoorbeelden: bij voorkeur minimaal twee werkvoorbeelden waarin complexe technische of juridische materie is vertaald naar begrijpelijke tekst voor een niet‑specialistische doelgroep (gelet wordt op helderheid, structuur en doelgroepgerichtheid).
• Relevante ervaring: ervaring met het documenteren van een data-, AI- of cloudvoorziening, bekendheid met AVG/DPIA-terminologie en het kader van de EU AI Act.
• Gremia en besluitvorming: ervaring met het samenstellen van documentatie en stukken voor gremia en besluitvorming binnen de rijksoverheid of een vergelijkbare (semi)publieke organisatie.

Competenties

• Analyseren
• Creativiteit
• Netwerken
• Omgevingsbewustzijn
• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Plannen en organiseren
• Resultaatgerichtheid

Eisen

• De kandidaat heeft een HBO/WO werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het analyseren beschrijven
  en documenteren van informatievoorziening systemen of processen binnen een
  ICT-/IV-omgeving
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe
  technische en/of juridische materie naar begrijpelijke teksten voor
  niet-specialistische doelgroepen
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het beheren en actueel houden
  van documentatie en/of intranet- of webpagina's inclusief het voeren van
  versiebeheer
• De kandidaat is beschikbaar op maandag 24, dinsdag 25 of woensdag 26
  augustus 2026 voor een interviewgesprek. Is de kandidaat op deze dagen niet
  beschikbaar voor een interview, dan wordt de offerte terzijde gelegd

Wensen

• De kandidaat levert bij de aanbieding minimaal twee werkvoorbeelden aan
  waarin complexe technische of juridische materie is vertaald naar
  begrijpelijke tekst voor een niet-specialistische doelgroep
• Beoordeeld worden helderheid, structuur en doelgroepgerichtheid van de
  aangeleverde teksten
• De kandidaat heeft ervaring met het documenteren van een data-, AI- of
  cloudvoorziening, aantoonbare bekendheid met AVG/DPIA-terminologie en het
  kader van de EU AI Act
• De kandidaat heeft ervaring met het samenstellen van documentatie en
  stukken voor gremia en besluitvorming binnen de rijksoverheid of een
  vergelijkbare (semi)publieke organisatie
• De kandidaat is beschikbaar binnen x aantal weken na gunning

Competenties

• Analyseren
• Creativiteit
• Netwerken
• Omgevingsbewustzijn
• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Plannen en organiseren
• Resultaatgerichtheid

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!