Junior Documentalist

Functieomschrijving

Je voert het beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem uit binnen twee projectclusters van PPO Noord Nederland: A‑Vaarwegen en B‑Vaarwegen. De werkzaamheden omvatten het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, verleen en intrek je autorisaties, geef je training/opleiding aan (project)medewerkers en zorg je voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het gebruikte documentmanagementsysteem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het documentmanagementsysteem naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken m.b.t. documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van Lokaal Functioneel Beheer.

Resultaat

• Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en dat voldoet aan de kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van resultaatverplichting en onder aansturing van de opdrachtgever.

Eisen

• Een afgeronde MBO4 opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of
  gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem
  (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies
• Minimaal 2 dagen (1 dag per cluster) fysiek op locatie in Leeuwarden
  aanwezig te zijn om de werkzaamheden uit te voeren

Wensen

• Kennis van en ervaring met informatiestromen van (grootschalige) GWW
  projecten binnen (Rijks)overheidsorganisaties
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
  Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare
  oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: •
  Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen • Didactische vaardigheden
  voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen het team speelt)
• Zichtbaar en Pro-actieve instelling
• Verbindend vermogen voor effectieve samenwerking
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen
  en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit
  toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het
  initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig
  hebt)

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!