Medewerker Contractbeheer

Functie

Interim Contractbeheerder die zorgt voor continuïteit in het contractbeheer tijdens de overgangsperiode waarin de huidige collega met pensioen gaat. Je werkt nauw samen met de Manager Bedrijfsvoering, Contractmanager en Functioneel Beheerder.

Wat ga je doen?

• Vastleggen en onderhouden van contractgegevens voor raam- en prestatiecontracten.
• Opslaan en beheren van alle bijbehorende documentatie in Tobias365 en gekoppelde mappen.
• Registreren en beheren van structurele verplichtingen binnen prestatiecontracten.
• Behandelen van afwijkende facturen en afstemmen met de contractmanager.
• Aanmelden van centrale energievoorzieningen voor nieuwbouw.
• Archiveren van relevante rapportages, zoals onderhoudsrapportages.
• Inventariseren van het huidige werkpakket en tijdelijk ondersteunen/overnemen van werkzaamheden.
• Toetsen, verbeteren en aanvullen van bestaande werkinstructies.
• Analyseren van de huidige werkwijze en het gebruik van Tobias365; formuleren van verbeterpunten.
• Beschrijven en meten van werkzaamheden om inzicht te krijgen in omvang, tijdsbesteding en complexiteit.
• Controleren van de juistheid en volledigheid van vastgelegde data.
• Leveren van input voor een I&C jaarkalender en verbeteradviezen binnen het contractbeheerproces.

Verwachte resultaten

• Achterstanden weggewerkt en werkinstructies geactualiseerd.
• Inzicht in de effectiviteit van de huidige werkwijze en het gebruik van Tobias365.
• Overzicht van mogelijke verbeteringen en actiehouders.
• Duidelijk beeld van de omvang, aard en kwaliteit van alle contractbeheerwerkzaamheden.
• Basis voor organisatieadvies over toekomstige positionering van contractbeheer.

Inzet

12–16 uur per week

Eisen

• MBO+ of Hbo-opleiding (bij voorkeur in de richting administratie,
  bedrijfsvoering, facilitair of financieel)
• Ervaring met contractbeheer, administratieve processen of inkoop is een
  pré
• Bekendheid met systemen zoals Tobias365 is een voordeel, maar geen eis
• Accuraat in registreren, controleren en verwerken van gegevens
• Vaardig in het analyseren van administratieve processen en het signaleren
  van afwijkingen
• In staat om snel nieuwe systemen en processen eigen te maken
• Beschikbaar voor 12–16 uur per week en inzetbaar vanaf zo spoedig mogelijk
• Nauwkeurigheid – je werkt secuur, herkent afwijkingen en borgt dat
  contractgegevens volledig en juist zijn
• Zelfstandigheid – je kunt werkzaamheden zelfstandig oppakken en overnemen,
  ook in een dynamische periode
• Analytisch vermogen – je kan werkzaamheden, data en processen doorgronden
  en verbeterpunten formuleren
• Communicatieve vaardigheden – je stemt helder af met contractmanagers,
  financieel beheer en andere stakeholders
• Proactieve houding – je signaleert knelpunten en komt met voorstellen om
  processen te verbeteren
• Samenwerkingsgericht – je werkt nauw samen met het team en bent
  aanspreekpunt voor de Manager Bedrijfsvoering
• Organisatievermogen – je weet overzicht te bewaren, prioriteiten te stellen
  en deadlines te bewaken
• Lerend vermogen – je toetst werkinstructies en past deze aan waar nodig

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!