Procesleider

Functie

Projectcoördinator / projectsecretaris

Resultaat opdracht

Je bent de centrale spin in het web. Je draagt bij aan interne en externe communicatie, coördinatie en beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. Je vervult de rol van documentalist en kunt ingezet worden voor projectcoördinatie bij aanpalende teams.

Werkzaamheden

• Managen van informatie en beheer van functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van e-mails.
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en vergaderingen; opvolgen van acties.
• Ondersteunen bij voorbereiding van tweewekelijkse projectteamvergaderingen; bewaken van acties en deadlines.
• Verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer, regelen van vergaderruimtes en faciliteiten.
• Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen.
• Afstemming met projectcoördinator van de aannemer voor gezamenlijke overleggen en documentbeheer.
• Accountbeheer van projectmedewerkers.
• Opstellen en actueel houden van diverse projectoverzichten.
• Archivering van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint (Connect).
• Managen van documenten en informatiestromen, inclusief coördinatie van reviewprocessen in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders.

Taken documentalist (Connect / SharePoint)

• Beheer van het documentmanagementsysteem in Connect (SharePoint).
• Analyseren en op orde houden van metadata.
• Verlenen en intrekken van autorisaties; opstellen en up-to-date houden van de autorisatiematrix.
• Aanmaken van rechtengroepen met unieke rechten.
• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen op basis van behoefte.
• Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren, muteren en verplaatsen van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten in het projectarchief en toezien op correcte verwerking van inkomende en uitgaande documenten volgens kaders.
• Mogelijk opzetten van een dataroom.

Occasionele werkzaamheden KMT Stalen Bruggen

• Opstellen van een dashboard/voortgangsrapport.
• Regelen van afspraken en reserveren van ruimtes.

Wie ben jij? — Essentiële competenties

• Proactief en oplossingsgericht.
• Humor en incasseringsvermogen.
• Zelfstandig, communicatief en adviesvaardig.
• Flexibel en snel schakelen tussen vraagstukken.
• Systematisch denker met het vermogen prioriteiten te stellen.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
• Hands-on: neemt taken proactief over en maakt nieuwe kennis snel eigen.
• Affiniteit met en interesse in techniek.

Eisen

• Opleiding: Afgeronde hbo-opleiding in financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie of organisatie.
• Reizen en beschikbaarheid: Flexibel inzetbaar op diverse locaties, ook moeilijk bereikbaar per openbaar vervoer; bereidheid om op dinsdag en woensdag op locatie te werken.
• Verslaglegging: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met verslaglegging van (complexe) overleggen.
• IPM-ervaring: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met Integraal Projectmanagement (IPM) of vergelijkbaar model.
• Ervaring als projectsecretaris/projectcoördinator: Minimaal 5 jaar aantoonbare praktijkervaring in deze rol.
• Ervaring met complexe rijksinfrastructurele projecten: Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende rol bij complexe infrastructurele projecten (opdrachtsom > €80 miljoen).

Wensen

• Ervaring in projectcoördinatie / projectsecretariaat / projectondersteuning.
• Ervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare organisaties (Rijksoverheid, ProRail).
• Ervaring met rijksinfrastructurele projecten.
• Ervaring met Relatics en SharePoint.
• Zeer goede Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift en ervaring met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Beschikking over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar via cv, motivatie en/of gesprek).

Eisen

• In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin
  hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand
  in acht wordt genomen
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden
  aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
• Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te
  worden ingevuld
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen
  bedrijfsnaam en logo toegestaan
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten
  die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden
• De aangeboden kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in de
  richting financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie of
  organisatie
• De kandidaat is flexibel inzetbaar op diverse locaties, ook wanneer deze
  lastig bereikbaar zijn met het openbaar vervoer
• De kandidaat is bereid om op dinsdag en woensdag op locatie te werken
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met
  verslaglegging van (complexe) overleggen
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het Integraal
  Projectmanagement (IPM) model of een vergelijkbaar model
• De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als
  projectsecretaris en/of projectcoördinator

Wensen

• Het is een pre als de kandidaat ervaring heeft in projectcoördinatie /
  projectsecretariaat / projectondersteuning
• Het is een pre als de kandidaat ervaring heeft bij Rijkswaterstaat of
  vergelijkbare organisaties
• Het is een pre als de kandidaat ervaring heeft met rijksinfrastructurele
  projecten
• Het is een pre als de kandidaat ervaring heeft met Relatics en SharePoint
• Het is een pre als de kandidaat de Nederlandse taal zeer goed in woord en
  geschrift beheerst en ervaring heeft met Word, Excel, PowerPoint en
  Outlook
• Het is een pre als de kandidaat beschikt over de eerder genoemde
  competenties en vaardigheden (toetsbaar via cv, motivatiebrief en/of
  sollicitatiegesprek)

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!