Programma-ondersteuner

Functietitel

Programmaondersteuner

Functieomschrijving

Je ondersteunt de tweekoppige programmaleiding (trajectleider en netwerkcoördinator) in de dagelijkse aansturing en coördinatie. Je zorgt dat het programma organisatorisch soepel draait, zodat programmaleiding en projectleiders zich op inhoud en resultaat kunnen richten. Je bent ervaren en proactief in je werkaanpak.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: plannen van afspraken voor de programmaleiding en beheren van agendaverzoeken.
• Mailbeheer: binnenkomende berichten monitoren en organiseren.
• Vergaderlocaties boeken: zowel binnen de KB (Den Haag en Utrecht) als op externe locaties.
• Notuleren: notuleren van programma-overleggen en projectmeetings; gebruik van AI-ondersteunde tools mogelijk.
• Actiepuntenbeheer: bijhouden en bewaken van actiepunten; programmaleiding proactief signaleren bij naderende deadlines of benodigde acties.
• Ondersteuning projectleiders: administratieve vragen beantwoorden, waaronder uren boeken en navigeren van interne KB-processen en -systemen.
• Organisatorische ondersteuning netwerkbijeenkomsten: inschrijvingen beheren, ontvangst coördineren, materialen voorbereiden en logistiek regelen.
• Algemene administratie: bijhouden van documentatie, ondersteunen bij voortgangsrapportages en verzorgen van correspondentie.

Concrete resultaten

• Actuele en georganiseerde agenda voor de programmaleiding.
• Beheerde en geprioriteerde mailbox waardoor stakeholders tijdig reactie krijgen.
• Volledige en tijdig opgeleverde notulen en actie-overzichten van programma-overleggen.
• Goed georganiseerde netwerkbijeenkomsten (minimaal twee in de opdrachtperiode), inclusief logistiek, deelnemersregistratie en ontvangst.
• Adequate administratieve ondersteuning voor projectleiders, bijdragend aan efficiënte projectuitvoering.
• Overzichtelijk beheerde programmadocumentatie en correspondentie, zodat informatie vindbaar en actueel is voor alle betrokkenen.

Eisen

• Uitsluitend aanbiedingen voorzien van een volledig Nederlands CV in Word
  van max. 5 pagina's en van een volledig ingevuld aanbiedingsdocument, met
  alle eisen en wensen uitgelegd voor een grotere slagingskans, nemen we mee
  in de selectie
• Minimaal Mbo+-werk- en denkniveau
• Min. 3 jaar ervaring als programma- of projectondersteuner, management
  assistent of vergelijkbare secretariële/organisatorische rol, bij voorkeur
  binnen een overheids- of publieke organisatie
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) en bereidheid
  om te werken met programmatools als Change Cloud en Jira
• Sterke organisatorische vaardigheden: goed kunnen plannen, prioriteren en
  schakelen tussen diverse onderwerpen en stakeholders
• Proactieve, servicegerichte werkhouding
• Min. 2 dagen p/week op kantoor aanwezig, vooral dinsdag en donderdag zijn
  veel mensen op kantoor, mogelijkheid om op kantoor in Utrecht te werken

Wensen

• Ervaring / affiniteit met werken met AI-tools (bijv. voor notulen)
• Ervaring met AFAS, vooral om inkooporders aan te maken

Competenties

• Flexibel
• Aanpakken
• Proactief
• Terugkoppelen
• Snel leren
• Actief dingen oppakken/regelen
• Vooruit kijken

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!