Programmasecretaris programma Data en Analyse Voor Asfalt

Functie

Als projectsecretaris van het programma Data en Analyse Voor Asfalt (DAVA) ondersteun je het programma op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Je bewaakt het verloop van projecten, verzorgt voorbereiding en coördinatie van overleggen en bent het aanspreekpunt voor projectbetrokkenen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Bijdragen aan strategische en tactische documenten, en aan de ontwikkeling van visie en aanpak.
• Voorbereiden en organiseren van projectoverleggen en andere projectbijeenkomsten: opstellen agenda, verspreiden vergaderstukken, bewaken kwaliteit van stukken.
• Vastleggen van besluiten in notulen, bijhouden van actielijsten en bewaken van acties.
• Zichtbaar en aanwezig zijn binnen de projectorganisatie en fungeren als aanspreekpunt voor betrokkenen.
• Stimuleren van afstemming tussen verschillende interne en externe partijen en zorgen dat gevraagde documenten tijdig en juist worden aangeleverd.
• Organiseren van sessies en workshops ter versterking van samenwerking en inhoudelijke voortgang.
• Samenwerken met asfalttechnologen en data/ICT-medewerkers, -architecten en -managers; behoud van breed overzicht over asfalttechnologie, onderhoudsprogrammering, duurzaamheid en informatievoorziening (data en ICT).
• Houden van overzicht op samenhang met overige projecten en programmaverplichtingen en bijdragen aan het nakomen daarvan.
• Tijdelijk extra capaciteit en kwaliteit leveren door snel in te stappen in actuele dossiers op verzoek van de projectmanager.
• Bijhouden van financiële en projectmatige voortgang, werkverdeling en het opstellen van (tussen)rapportages en evaluaties.
• Opstellen van budgetaanvragen en actualiseren van het programmaplan in overleg met de projectmanager; informatie ophalen bij projectbetrokkenen.
• Opstellen van SMART-projectopdrachten en -plannen, afgestemd met de opdrachtgever en passend binnen de projectenportefeuille.
• Onderzoeken van kansen en risico’s, benoemen van kritieke succesfactoren en beoordelen van gewenste toekomstsituaties en implicaties.
• Adviseren over strategische aspecten van opzet, ontwikkeling, organisatie en uitvoering van de projectorganisatie.
• Organiseren van communicatie over het project, bijdragen aan communicatiematerialen en bijhouden van een overzicht van communicatieactiviteiten en -producten.

Resultaat

Goed en soepel draaiende programma’s met kwalitatieve stukken, heldere planning en financiën, vlotte uitvoering van werkzaamheden en effectieve overleggen.

Leiding en toezicht

Je werkt onder leiding van de programmamanager. De programmamanager coördineert de werkzaamheden, maakt je wegwijs en geeft kaders.

Essentiële competenties

Samen met anderen
Je kunt uitstekend samenwerken met diverse partijen, onderhoudt relaties en inspireert medewerkers tot optimale samenwerking. Je staat stevig in je schoenen en kunt omgaan met spanningen tussen project- en algemeen belang.
Elke dag beter
Je ontwikkelt je vakgebied, doet voorstellen voor verbetering op langere termijn en in planning, procedures en richtlijnen. Je deelt je kennis en ervaring actief binnen de organisatie.

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 1 jaar kennis van en
  werkervaring met werken met projecten
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een Master-diploma, dus op
  academisch niveau

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring
  met vergelijkbare ondersteunende rol binnen complexe programma’s of
  projecten
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met interdisciplinaire of
  interorganisationele samenwerkingen
• Mate waarin de kandidaat beschikt over analytisch vermogen (toetsbaar op
  basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek)
• Mate waarin de kandidaat beschikt over flexibiliteit, om snel te kunnen
  schakelen in een veranderlijke omgeving (toetsbaar op basis van cv,
  motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek)
• Mate waarin de kandidaat communicatief vaardig is (toetsbaar op basis van
  cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek)

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!