Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0

Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0

Je ondersteunt de projectleider bij het structureren, actualiseren en bewaken van administratieve processen rondom migratieplanning en bijbehorende communicatie, ten behoeve van een tijdige en beheerste uitvoering van de uitrol.

Beoogd resultaat

• Actuele en onderling consistente migratieplanningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen rondom geplande migraties.
• Een actueel en bruikbaar overzicht van betrokken leidinggevenden, locaties en contactgegevens.
• Tijdige afstemming met leidinggevenden over komende migratiemomenten.
• Inzicht in openstaande acties, ontbrekende informatie, knelpunten en afwijkingen.
• Een gestructureerde en overdraagbare projectadministratie.

Taken

• Verwerken en beantwoorden van correspondentie over migratieplanningen.
• Verwerken van reacties en wijzigingen in planningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Verzamelen, controleren en actualiseren van gegevens van leidinggevenden en andere betrokkenen.
• Benaderen van leidinggevenden om benodigde informatie voor aankomende migraties tijdig beschikbaar te krijgen.
• Vastleggen en bewaken van afspraken, acties, besluiten en afhankelijkheden.
• Opstellen en onderhouden van voortgangs- en actielijsten.
• Signaleren van knelpunten en afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de planning.
• Structureren en actueel houden van relevante projectdocumentatie.

Op te leveren resultaten

• Een actueel overzicht van migratieplanningen en bijbehorende acties.
• Actuele en onderling afgestemde draaiboeken en communicatiestukken.
• Een gecontroleerd overzicht van relevante leidinggevenden en contactpersonen.
• Een overzicht van openstaande reacties, knelpunten, afwijkingen en vervolgacties.
• Periodieke voortgangsrapportage aan de programmamanager.

Deskundigheid en vaardigheden

• Ervaring met projectmanagementondersteuning of vergelijkbare opdrachten.
• Ervaring met planning, projectadministratie en stakeholdercommunicatie.
• Ervaring binnen een dynamische project- of programmaomgeving.
• Goede kennis van Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Excel, Word en Teams.
• Bij voorkeur ervaring met ICT-projecten, migratietrajecten of grote organisaties.
• Vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen, acties te bewaken en resultaten op te leveren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.

Omvang en locatie

• Gemiddelde inzet: circa 24 uur per week.
• Locatie: afstemming en toegang tot projectinformatie kunnen aanwezigheid op locatie in Den Haag vereisen; werkzaamheden kunnen daarnaast vanuit een eigen gekozen locatie worden uitgevoerd, mits passend binnen geldende informatiebeveiligings- en privacyvoorwaarden.
• Beschikbaarheid: afstemmen van aanwezigheid en beschikbaarheid op de overeengekomen resultaten, migratieplanning en noodzakelijke overlegmomenten.

Beoordeling

• Actualiteit en volledigheid van de projectadministratie.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen.
• Kwaliteit en consistentie van planningen, draaiboeken en communicatie.
• Tijdige signalering van risico’s en knelpunten.
• Bruikbaarheid en overdraagbaarheid van de opgeleverde resultaten.

Eisen

• Excel
• Planning
• Projectmanagement
• Stakeholder management

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!