Projectondersteuner Circulaire Werf Duivelseiland

Functie

Projectcoördinator binnen het project Circulaire Werf Duivelseiland (CWD). Je ondersteunt primair de projectmanager en de manager projectbeheersing, vervult de rol van documentalist en kunt ingezet worden voor projectcoördinatie bij het Kwartiermakersteam Stalen Bruggen (KMT).

Taken en verantwoordelijkheden

• Informatie- en mailboxbeheer: screenen, doorverwijzen en afhandelen van functionele mailboxen; managen van informatiestromen.
• Voorbereiden en uitwerken: opstellen van stukken, presentaties en projectoverzichten.
• Vergaderingen en acties: voorbereiden en organiseren van overleggen, verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer, regelen van vergaderruimtes en hulpmiddelen; bewaken en najagen van acties en deadlines, inclusief ondersteuning van tweewekelijkse projectteamvergaderingen.
• Contacten en afstemming: onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen; afstemming met projectcoördinator van de toekomstige aannemer voor gezamenlijke overleggen en documentbeheer.
• Account- en archiefbeheer: accountbeheer voor projectmedewerkers; archivering van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint (Connect); actueel houden van projectarchief en documenten.
• Ondersteuning KMT: incidentele werkzaamheden zoals opstellen van dashboard/voortgangsrapporten, regelen van afspraken en reserveringen.

Documentbeheer in Connect (SharePoint)

• Beheer van het documentmanagementsysteem in Connect.
• Analyseren en op orde brengen van metadata.
• Verlenen en intrekken van autorisaties; opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; maken van rechtengroepen met unieke rechten.
• Maken van standaardweergaven of zoekvragen naar behoefte.
• Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren, muteren en verplaatsen van (sub)dossiers en documenten binnen de ordeningsstructuur.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform vigerende kaders.
• Eventueel opzetten van een dataroom.
• Coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders.

Wat we van je vragen

• Een hands-on mentaliteit: niet alleen opvolgen maar proactief werk naar je toe trekken.
• Werk- en denkniveau hoger dan de rol van projectondersteuner; meedenken over efficiëntieverbeteringen.
• Snel nieuwe kennis eigen maken en affiniteit met/interesse in techniek.
• Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende vraagstukken en betrokkenen.
• Regel- en organisatievermogen.
• Bereidheid om voor langere tijd binnen het project te blijven werken.
• Ervaring met beheer van documentmanagementsystemen is een pre maar geen vereiste; begeleiding en een actieve community voor documentbeheer zijn beschikbaar.

Eisen

• De aangeboden kandidaat beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding in de
  richting financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie, organisatie
• De aangeboden kandidaat is flexibel inzetbaar op diverse locaties, ook als
  deze lastig bereikbaar zijn met het openbaar vervoer. De belangrijkste
  locaties (niet uitputtend) op dit moment zijn RWS kantoor Utrecht, tijdens
  de uitvoering mogelijk een bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht of andere
  RWS-locaties in de regio WNZ. Daarnaast is de kandidaat bereid om op
  dinsdag en woensdag op locatie te werken
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met
  het verslaglegging van (complexe) overleggen.Met complexe overleggen wordt
  gedoeld op: overleggen (evt. in Teams) met meerdere stakeholders van binnen
  en buiten het project en binnen en buiten de eigen organisatie (buiten de
  organisatie bijvoorbeeld ook met Bevoegd Gezag/Gemeente/Veiligheidsregio)
  waarbij wordt gesproken in vakjargon/organisatiejargon
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het
  Integraal Projectmanagement (IPM) model of vergelijkbaar
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring
  als projectsecretaris en/of projectcoördinator
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring in een
  ondersteunde rol bij complexe (meer dan 80 miljoen aan opdrachtsom)
  rijksinfrastructurele projecten

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring
  als projectcoördinator, projectsecretaris en/of projectondersteuner
• Mate waarin kandidaat ervaring heeft met het werken bij Rijkswaterstaat of
  vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail)
• Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring heeft met
  rijksinfrastructurele projecten
• Mate waarin de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring met Relatics en
  SharePoint heeft
• Mate waarin de kandidaat de Nederlandse taal zeer goed in woord en
  geschrift beheerst en ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en
  Outlook heeft
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en
  vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk
  sollicitatiegesprek)

Competenties

• Je bent proactief en oplossingsgericht
• Je hebt humor en incasseringsvermogen
• Je bent zelfstandig en communicatief, adviesvaardig
• Je bent flexibel en kan snel schakelen
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!