Projectondersteuner -PMO

Functietitel

Programma/Projectmanagementondersteuner (PMO) — 32 uur per week

Locatie

Werklocatie: Utrecht (aanwezig op maandag en donderdag), deels hybride; incidenteel op locatie in Arnhem en Den Bosch.

Functieomschrijving

Je ondersteunt de vernieuwingsopgave voor betonnen bruggen en viaducten binnen de bruggenwerf. Je werkt nauw samen met de huidige PMO-collega en levert een bijdrage aan organisatie, communicatie en coördinatie binnen het programma en de onderliggende projecten.

Belangrijkste taken

• Agendabeheer en inplannen van overleggen rekening houdend met verschillende belangen
• Ondersteuning van documentbeheer en archivering in SharePoint/Connect
• Notuleren bij (bestuurlijke) overleggen
• Administratieve ondersteuning (actielijsten in GRIP/Relatics)
• Opstellen en redigeren van brieven en besluitstukken
• Verzorgen van documenten met een “natte handtekening”
• Bijwerken van overzichten (organogram, vakantieoverzicht, etc.)
• Organiseren van bijeenkomsten of evenementen voor het programma
• Coördineren en verdelen van workload in afstemming met de manager projectbeheersing en collega-PMO’s

Dagelijkse werkzaamheden

Je bent het centrale aanspreekpunt binnen het programma voor administratieve en organisatorische zaken, verzendt relevante e-mails, documenteert belangrijke e-mails/bestanden en zorgt dat medewerkers zich gesteund en ontzorgd voelen.

Wat we waarderen

• Proactief en resultaatgericht
• Aanspreekbaar en in staat anderen aan te spreken
• Snel schakelen tussen onderwerpen en flexibel inzetbaar
• Klantvriendelijke, dienstverlenende en assertieve houding
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• Goed kunnen werken met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook) en documentinformatiesystemen zoals Connect/SharePoint
• Teamspeler die klaarstaat voor collega’s

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een projectmanagementondersteuner-rol
• Ervaring met Windows-gestuurde MS Office-programma’s voor secretariële werkzaamheden
• Vermogen om fysiek aanwezig te zijn op de projectlocaties zoals beschreven
• Beschikt door ervaring over MBO werk- en denkniveau

Wensen

• Meer dan 3 jaar ervaring met plannersvaardigheden: plannen, organiseren, notuleren, archiveren en agendabeheer

• Eisen

  • Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding
  • Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbaar werkervaring in
    projectmanagementondersteuner rol
  • Kandidaat heeft ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS Office
    t.b.v. secretariële werkzaamheden
  • Kandidaat kan fysiek aanwezig zijn op locatie op de projectdagen (zie
    beschrijving bij locatie)
  • Kandidaat beschikt, door ervaring, van een MBO werk- en denkniveau

  Wensen

  • Kandidaat beschikt over de gevraagde vaardigheden omtrent plannen,
    organiseren, notuleren, archiveren en agendabeheer (toetsbaar in
    motivatiebrief/CV en/of mogelijk gesprek) en heeft hier meer dan 3 jaar
    ervaring in
  • Kandidaat beschikt over 3 jaar of meer ervaring met projectsecretariaat
    binnen Rijksaterstaat
  • Mate waarin de kandidaat over in ieder geval de competenties
    nauwkeurigheid, initiatiefrijk en resultaatgericht beschikt. Dit dient
    middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit de aanbieding, de
    motivatie en/of tijdens het sollicitatiegesprek
  • Kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
  • Ervaring met het Document informatie systeem Connect/Sharepoint en
    GRIP/Relatics

  Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!