Projectondersteuner/ Secretaris MN (KRW) en natura

Functietitel

Projectondersteuner / Projectsecretaris

Functieomschrijving

Je voert zelfstandig en proactief projectondersteunende werkzaamheden uit op administratief, secretarieel en informatiegebied om het projectteam te ontlasten.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Organiseren van vergaderingen en zorgen voor verslaglegging.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van bijeenkomsten met externe stakeholders.
• Maken van (vergader)afspraken en reserveren van vergaderzalen.
• Uitvoeren van complex agendabeheer.
• Opstellen en bijhouden van actielijsten.
• Tegenlezen van documenten op taal en grammatica (optioneel).
• Maken en uitvoeren van een checklist voor nieuwe medewerkers.
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en het verbinden binnen het team.
• Verzorgen van kaarten en attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Bijhouden van projectspecifieke documenten zoals vakantieplanning en organogram.
• Bijwonen, notuleren en verwerken van notulen van projectoverleggen.

Specifieke taken als projectsecretaris

• Opstellen van besluitvormingsdocumenten door input op te halen bij IPM-teamleden en deze te verwerken tot besluitvormingsbrieven en bijlagen.
• Bijhouden van een overzicht van alle benodigde besluitvormingsdocumenten en actief najagen van tijdige gereedheid.
• Actief monitoren en bijhouden van actielijsten uit kernteamoverleggen, ook buiten de overleggen.
• Besluitenlijst bijwerken vanuit kernteamoverleggen en actief besluiten ophalen die door IPM-teamleden buiten kernteamoverleggen zijn genomen.

Eisen

• Afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO-niveau
• Minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van projectondersteuning
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office-pakketten
• Beschikbaar voor minimaal 3 dagen per week op locatie (maandag en woensdag
  in Utrecht, eens per 2 weken op dinsdag in Lelystad)
• Twee relevante referenties met naam, functie, organisatie en
  contactgegevens

Wensen

• De Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij Rijkswaterstaat
• De Kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met het opstellen en
  bijhouden van samenvattende notulen, actie- en besluitenlijsten
• De Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met de resultaten die
  beschreven zijn voor de projectsecretarisrol
• De Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het organiseren, begeleiden
  en notuleren van bijeenkomsten met externe stakeholders

Competenties

• Je Bent RADIO-V
• Resultaatgedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en
  verbindend
• Organisatiesensitiviteit
• Flexibiliteit
• Doorzettingsvermogen
• Plannen en organiseren
• Accuraat
• Proactief ondersteunen van IPM-teamleden en projectmedewerkers.

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!