Projectsecretaris omgeving vernieuwing Van Brienenoordbrug WNZ

Project: Vernieuwen van Brienenoordbrug

Functietitel

Projectsecretaris Omgeving

Rol

Je ondersteunt het cluster Omgeving en de omgevingsmanager met voorbereiding, vastlegging en opvolging van besluitvorming en bestuurlijke afstemming. Je werkt zelfstandig, proactief en beweegt je moeiteloos binnen een politiek-bestuurlijke context.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Secretariaat: zelfstandig plannen, voorbereiden en notuleren van (externe en interne) vergaderingen en informatiebijeenkomsten; bijhouden en actualiseren van contactpersonenlijsten en verzendlijsten; verzorgen van mailings; mede organiseren van projectbijeenkomsten.
• Strategisch Omgevingsmanagement: zorgdragen voor zorgvuldige voorbereiding, afstemming en vastlegging van keuzes en besluiten om een samenhangend en transparant omgevingsproces te borgen.
• Archivering: bijhouden, organiseren en actualiseren van het digitale archief van het cluster Omgeving in SharePoint Online en GRIP (Relatics), in samenwerking met het projectsecretariaat en de documentmanager.
• Algemene ondersteuning: bijstellen/aanpassen van het clusterjaarplan; organiseren en coördineren van werksessies/themasessies; voorbereiden en najagen van acties uit overleggen; bewaken van afspraken en acties; agendabeheer voor teamleden; organiseren van teambijeenkomsten; afstemming met het projectsecretariaat.
• Het kan voorkomen dat je vergelijkbare werkzaamheden uitvoert voor andere clusters binnen het project.
• Je fungeert als sparringpartner voor de omgevingsmanager bij het signaleren van bestuurlijke gevoeligheden, risico’s en afhankelijkheden.

Gewenste resultaten

• Invulling van de secretariaatsfunctie voor het cluster Omgeving
• Input voor Strategisch Omgevingsmanagement
• Actuele en georganiseerde archivering
• Algemene ondersteuning van het omgevingsmanagement

Werkplek en aanwezigheid

Werkzaamheden vinden plaats op locatie in Rotterdam met gewenste aanwezigheid van ongeveer 2–3 dagen per week. Daarnaast kan aanwezigheid op een locatie in Utrecht gewenst zijn (circa 1–2 dagen per week).

Gewenste eigenschappen

• Breed inzetbaar en enthousiast
• Zelfstandig en proactief
• Vaardig in politieke-bestuurlijke contexten

Eisen

• Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door een
  afgeronde HBO-opleiding en/of minimaal 3 jaar werkervaring op HBO-niveau
• Minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris bij een groot project met
  een complexe politiek-bestuurlijke context

Wensen

• Mate van kennis en ervaring binnen projecten in de infrastructuur
• Mate van kennis en ervaring binnen Rijkswaterstaat of een vergelijkbare
  organisatie
• Mate van kennis met het programma Relatics/GRIP
• Mate van kennis en ervaring met Strategisch Omgevingsmanagement

Competenties

• Zelfstandig en proactief werken in een politiek-bestuurlijke context
• Organiseren, plannen en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Communicatieve vaardigheden en zorgvuldig vastleggen van besluitvorming
• Stakeholdermanagement en omgevingssensitiviteit
• Nauwkeurigheid in documentbeheer en archivering

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!