Projectsecretaris Projectmanagementbureau- cluster SO

Jouw functie

Als projectsecretaris ligt jouw focus op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). Je ondersteunt de projectmanager door de organisatie van de backoffice: je zorgt voor projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.
Je werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven die zich kenmerken door grootstedelijke complexiteit: meerdere belangen, hoge ruimedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid. In jouw rol ben je verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

Hoofdtaken

Belangrijkste taken

• Produceert relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten
• Toetst documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming
• Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces
• Houdt overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen
• Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover
• Vergaart vanuit jouw specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project
• Informeert en adviseert, gevraagd en ongevraagd, andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus
• Neemt actief deel aan relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager

Jouw profiel

Wij zoeken iemand die

• Integer en resultaatgericht is
• Een proactieve en ondernemende instelling heeft
• Flexibel en stressbestendig is
• Kennis van en ervaring met projectmatig werken heeft
• In staat is gezamenlijke doelen te behalen en het eigen handelen af te stemmen op ethische normen
• Goed kan samenwerken met collega’s en klantgericht werkt
• Omgaat met belangentegenstellingen en onverwachte situaties
• Goed kan luisteren, initiatief neemt en waar nodig leiding geeft
• Structuur, transparantie, overzicht en planning bewaakt en activiteiten tijdig afstemt met anderen
• De juiste prioriteiten stelt en planmatig en secuur werkt
• Gevraagd en ongevraagd advies geeft
• Communicatief vaardig en politiek sensitief is

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding
• Je hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris in
  de afgelopen 5 jaar. Deze ervaring is opgedaan binnen gebiedsontwikkeling
  of andere projecten in het fysieke domein
• Je hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare ervaring met financiële
  projectadministratie, waaronder: opstellen en bewaken van projectbudgetten;
  opstellen van voortgangs- en financiële rapportages; uitvoeren van
  financiële analyses
• Je hebt antoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
• Je hebt ervaring met het voorbereiden, plannen en verslagleggen van
  overleggen, waaronder het beheren van actie- en besluitenlijsten en het
  bewaken van voortgang

Wensen

• Je hebt ervaring met complexe gebiedsontwikkelingsopgaven in een
  grootstedelijke context, met meerdere stakeholders, bestuurlijke
  gevoeligheid en hoge ruimtedruk. Aantoonbaar via minimaal één concreet
  referentieproject
• Je hebt kennis van en werkervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling
  (bijv. Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Mobiliteit of
  Duurzaamheid). Aantoonbaar via minimaal één concreet referentieproject
• Je hebt werkervaring met projecten in meerdere fasen (initiatief,
  planvorming, realisatie). Aantoonbaar via minimaal één concreet
  referentieproject
• Je hebt ervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!