Secretarieel ondersteuner gr fryslân-west

De gemeenschappelijke regeling (GR) Fryslân-West is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten De Fryske Marren, Harlingen, Súdwest-Fryslân en Waadhoeke met als doel het op een bedrijfsmatig verantwoorde wijze doen uitvoeren van taken van en voor deze deelnemende gemeenten op het terrein van de Sociale Werkvoorziening (WSW) en de Participatiewet. 

Binnen de GR speelt het dagelijks en algemeen bestuur een centrale rol. Dit bestuur bestaat uit vier betrokken wethouders en een onafhankelijk voorzitter. Zij komen ongeveer één keer per maand bijeen om belangrijke besluiten te nemen, die direct invloed hebben op inwoners en medewerkers in de regio.

De secretarieel ondersteuner is onderdeel van een klein team. Er zijn korte lijnen met de ambtelijk secretaris en de controller van de GR. 

De GR is op zoek naar een secretarieel ondersteuner voor gemiddeld 4 – 6 uur per week, die op korte termijn kan starten. In deze functie werkt de kandidaat voornamelijk vanuit huis en alleen voor fysieke vergaderingen/overleggen is de kandidaat aanwezig op een locatie van één van de hierboven genoemde gemeentes. 

Verantwoordelijkheden
De secretarieel ondersteuner voor een dagelijks en algemeen bestuur op afstand organiseert ongeveer eens per maand de vergadering (in principe op donderdagen). De secretarieel ondersteuner zorgt verder voor: 

• de agenda met bijbehorende stukken
• een adequate verslaglegging van de vergaderingen door middel van vast te stellen notulen
• de juiste faciliteiten voor de vergaderingen
• opvolging (en soms ook zelf oppakken) van de acties vanuit de vergaderingen
• publicatie van alle stukken op de verschillende kanalen en archivering
• het regelen en ondersteunen bij bedrijfsmatige zaken (o.a. post, mail, publicaties)

De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 december 2025 tot en met 30 november 2026 voor gemiddeld 4 tot 6 uur per week. De inzet in uren kan per week verschillen afhankelijk van het vergaderschema. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. Mocht de door u voorgestelde kandidaat al voor 1 december 2025 kunnen starten, dan is dit ook mogelijk (als de VOG is overlegd).

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal een relevante afgeronde Mbo-opleiding (niveau 4) secretarieel of vergelijkbaar.
• Kandidaat heeft ruime ervaring (minimaal 3 jaar) als secretarieel ondersteuner/notulist.
• Kandidaat is bereid om na gunning de integriteitsverklaring van opdrachtgever (zie bijlage) te ondertekenen. Voor aanvang van de werkzaamheden levert kandidaat deze in bij opdrachtgever.
• Kandidaat is in ieder geval beschikbaar op donderdag (minimaal 2 uren) en vrijdag, de overige uren zijn flexibel in te delen.
• Kandidaat kan uitstekend overweg met het Microsoft Office pakket.
• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

Wensen

• Kandidaat heeft ervaring in het werken met iBabs.
• Kandidaat heeft ruime (minimaal 3 jaar) ervaring als secretarieel ondersteuner/notulist in een politiek gevoelige omgeving.

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!