Senior medewerker ondersteuning

Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0

Je ondersteunt de projectleider bij de administratieve en coördinerende werkzaamheden rondom migratieplanningen en bijbehorende communicatie, gericht op een tijdige en beheerste uitvoering van migraties.

Beoogd resultaat

• Actuele en onderling consistente migratieplanningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen rondom geplande migraties.
• Een actueel en bruikbaar overzicht van betrokken leidinggevenden, locaties en contactgegevens.
• Tijdige afstemming met leidinggevenden over komende migratiemomenten.
• Inzicht in openstaande acties, ontbrekende informatie, knelpunten en afwijkingen.
• Een gestructureerde en overdraagbare projectadministratie.

Taken

• Verwerken en beantwoorden van correspondentie over migratieplanningen.
• Bijwerken van reacties en wijzigingen in planningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Verzamelen, controleren en actualiseren van gegevens van leidinggevenden en andere betrokkenen.
• Benaderen van leidinggevenden om benodigde informatie voor aanstaande migraties tijdig te verkrijgen.
• Vastleggen en bewaken van afspraken, acties, besluiten en afhankelijkheden.
• Opstellen en onderhouden van voortgangs- en actielijsten.
• Signaleren van knelpunten en afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de planning.
• Structureren en actueel houden van relevante projectdocumentatie.

Op te leveren resultaten

• Een actueel overzicht van migratieplanningen en bijbehorende acties.
• Actuele en onderling afgestemde draaiboeken en communicatiestukken.
• Een gecontroleerd overzicht van relevante leidinggevenden en contactpersonen.
• Een overzicht van openstaande reacties, knelpunten, afwijkingen en vervolgacties.
• Periodieke voortgangsrapportages aan de programmamanager.

Omvang en locatie

• Gemiddelde inzet: circa 24 uur per week.
• Locatie: aanwezigheid op Rijnstraat in Den Haag kan benodigd zijn voor afstemming en toegang tot projectinformatie; werkzaamheden kunnen daarnaast (gedeeltelijk) op afstand worden uitgevoerd, binnen geldende informatiebeveiligings- en privacyvoorwaarden.
• Afstemming van aanwezigheid en beschikbaarheid vindt plaats op basis van de migratieplanning en benodigde overlegmomenten.

Beoordelingscriteria

• Actualiteit en volledigheid van de projectadministratie.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen.
• Kwaliteit en consistentie van planningen, draaiboeken en communicatie.
• Tijdige signalering van risico’s en knelpunten.
• Bruikbaarheid en overdraagbaarheid van de opgeleverde resultaten.

Eisen

• Ervaring met projectmanagementondersteuning of vergelijkbare opdrachten
• Ervaring met planning, projectadministratie en stakeholdercommunicatie
• Ervaring binnen een dynamische project- of programmaomgeving
• Goede kennis van Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Excel, Word en
  Teams
• Bij voorkeur ervaring met ICT-projecten, migratietrajecten of grote
  organisaties
• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen, acties te bewaken en
  resultaten op te leveren
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!