Teamsecretaresse

Vacature: Secretaresse

Wat ga je doen

Kerntaken:

• Beheer van agenda's en ondersteuning bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten.
• Gebruik van moderne middelen zoals MS Teams, MS Forms en Copilot bij de uitvoerende werkzaamheden.
• Zorgen dat actielijsten na evenementen en bijeenkomsten volledig zijn afgevinkt.
• Opstellen van notulen en zorgen voor heldere verslaglegging.
• Coördinatie van het portefeuillehouderoverleg en ondersteuning hiervan samen met de manager.
• Documenteren van afspraken en benodigde informatie in iBabs.

Wat breng je mee

Opleiding en ervaring:

• Afgeronde MBO niveau 4-opleiding in Office & Managementsupport of een aanverwante studie.
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met iBabs is een pré; ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs is een pré.

Vaardigheden en houding:

• Digitaal vaardig; ervaring met Microsoft 365 en Teams.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
• Geordend, kan prioriteren en werkt procesmatig binnen en met andere teams.
• Denkt vooruit en behoudt overzicht bij het ondersteunen van de manager.
• Signaleren, proactief en bereid om zelf de handen uit de mouwen te steken.

Overige informatie

• Aantal professionals: 1

Eisen

• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking
  gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien
  nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
• Minimaal een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau
  officemanagement of vergelijkbaar

Wensen

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau in de richting van
  Officemanagement of secretarieel administratief
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het
  gebied van managementondersteuning/secretarieel
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij de overheid in de afgelopen 5
  jaar
• Aantoonbare werkervaring met werken in Teams en met Copilot
• Aantoonbare werkervaring op het gebied van iBabs

Competenties

• Als persoon ben jij
• Degene die vernieuwing ziet en vooruitgang brengt. Dit draag je actief uit
• Zelfstartend, nauwkeurig en proactief
• Gericht op samenwerken
• Planmatig en doelgericht. Jij bent eigenaar van het proces en houdt er
  regie op

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!