Clustercoördinator Baggeren en bergingen ZD A

Functie

Clustercoördinator

Wat ga je doen

Je bent de centrale spil binnen het cluster en ondersteunt de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming. De kern van de functie is het creëren van overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving.

• Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops
• Beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager
• Voorbereiden van vergaderingen: verzamelen van input, opstellen van agenda's en vergaderstukken
• Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen
• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken en actief opvolgen van acties, besluiten en deadlines
• Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming
• Opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties
• Beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen; toezien op beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van projectinformatie
• Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie; onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers
• Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten
• Signaleren van knelpunten en verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan implementatie
• Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken

Gereedschappen en systemen

Je werkt met de binnen de organisatie gebruikte systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect en Relatics/GRIP.

Jouw profiel

• Zelfstandig, proactief en verbindend
• Sterk in organiseren en structureren; creëert overzicht en continuïteit
• Bestuurlijke sensitiviteit en uitstekende communicatieve vaardigheden
• Vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden, belangen en stakeholders
• Wil voor langere tijd onderdeel uitmaken van het cluster en een stabiele factor zijn binnen de organisatie

Wat levert voldoening op

Je krijgt energie van het creëren van structuur, overzicht en rust in een drukke omgeving. Je haalt voldoening uit het goed organiseren van werkzaamheden, het voorbereiden van overleggen, het opstellen van heldere verslagen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming.

Eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris,
  clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een
  projectmatige omgeving
• Aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of
  programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en
  besluitvormingslijnen
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en
  ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en
  stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en
  heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project-
  en managementdocumenten
• Aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale
  document- en samenwerkingsomgevingen
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers,
  managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging,
  actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de
  functie
• Beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam

Wensen

• Ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of
  vergelijkbare publieke opdrachtgevers
• Ervaring met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van
  complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen
• Ervaring met het opstellen, redigeren en coördineren van nota’s, memo’s,
  managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke
  stukken
• Met concrete voorbeelden aantonen zelfstandig regie te voeren op acties,
  besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van
  management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving

Competenties

• Proactief handelen en werk naar je toe trekken
• Overzicht weten te behouden onder tijdsdruk
• Zorgvuldig en nauwkeurig werken
• Sterk in plannen, organiseren en coördineren
• Hoofd- en bijzaken goed kunnen onderscheiden
• Gemakkelijk schakelen tussen verschillende onderwerpen en belangen
• Bestuurlijke en organisatorische verhoudingen begrijpen
• Helder en prettig communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Sterke vaardigheden in verslaglegging en het vastleggen van besluiten,
  acties en afspraken
• Mensen op een prettige manier aanspreken op gemaakte afspraken
• Verbinding leggen tussen mensen, processen en informatie
• Kansen zien om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren
• Dienstverlenende instelling gecombineerd met voldoende stevigheid en
  zelfstandigheid

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!