Junior Adviseur BICO

Functietitel

Junior adviseur BICO

Rol en doel

Je brengt structuur aan, helpt projecten realiseren en bewaakt het overzicht. Je ondersteunt bij meerdere projecten, coördineert de jaarplanning en fungeert als praktisch aanspreekpunt voor de OGSM binnen de organisatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Zelfstandig trekken van toegewezen projecten en bewaken van voortgang, acties, risico’s en besluiten.
• Beheren, actualiseren en bewaken van de jaarplanning voor BICO en organisatiebrede sturingsmomenten.
• Ondersteunen van de OGSM-cyclus: voorbereiden van bouwsessies, kwartaalgesprekken en rapportages; opvolgen van acties en afspraken.
• Vertalen van organisatie-informatie naar korte, heldere teksten, notities en overzichten; opstellen van memo’s, verslagen en actieoverzichten.
• Zorgen voor afstemming, communicatie over deadlines en vervolgacties, en signaleren wanneer voortgang of besluitvorming aandacht vereist.

Concrete werkzaamheden

Projectmanagement en voortgang

• Trekken van overzichtelijke projecten binnen BICO en de organisatie.
• Opstellen en bewaken van projectplanningen, mijlpalen, acties en afhankelijkheden.
• Bijhouden van planning, acties, besluiten, risico’s en afhankelijkheden.
• Voorbereiden van projectoverleggen en vastleggen van duidelijke afspraken.
• Bijdragen aan eenvoudige projectdocumenten, voortgangsrapportages en managementinformatie.

Jaarplanning en OGSM

• Beheren en actualiseren van de jaarplanning voor BICO en organisatiebrede sturingsmomenten.
• Ondersteunen bij voorbereiding van OGSM-bouwsessies, kwartaalgesprekken en rapportages.
• Verzamelen, ordenen en controleren van input uit teams en bewaken dat acties worden opgevolgd.
• Dienen als praktisch aanspreekpunt voor vragen over planning, voortgang en formats.

Informatie, advies en communicatie

• Vertalen van informatie naar korte, heldere teksten en overzichten.
• Opstellen van conceptnotities, memo’s, verslagen en actieoverzichten.
• Meedenken over verbeteringen in projectmatig werken, planning en sturing.
• Zorgen voor duidelijke communicatie richting betrokken collega’s over deadlines en vervolgstappen.

Verwachte resultaten na zeven maanden

• Toegewezen projecten zelfstandig getrokken met inzicht in voortgang, acties, risico’s en besluiten.
• Bijgedragen aan projectresultaten door goede planning, afstemming, verslaglegging en besluitvorming.
• Een actuele en bruikbare jaarplanning beheerd voor de belangrijkste BICO- en organisatiebrede momenten.
• De OGSM-cyclus ondersteund met afspraken, voortgangsinformatie en voorbereiding van kwartaalmomenten.
• Management en team voorzien van heldere overzichten, korte notities en praktische adviezen.
• Bijgedragen aan meer structuur, eigenaarschap en voorspelbaarheid in projectmatig en planmatig werken.

Aansturing en samenwerking

• Rapporteert aan: Manager Beleid, Innovatie, Communicatie en Organisatieontwikkeling.
• Werkt samen met collega’s binnen BICO, projectleiders, teammanagers en managementondersteuning.
• Geen hiërarchische verantwoordelijkheid; organiseert voortgang, afstemming en opvolging en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken.
• Is aanspreekpunt voor praktische vragen over de OGSM-cyclus, planning en voortgangsinformatie.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Minimaal 1 jaar aantoonbare stage- en/of werkervaring met
  projectondersteuning, projectcoördinatie en/of projectmatig werken binnen
  een publieke of maatschappelijke organisatie
• Aantoonbare stage- en/of werkervaring met het opstellen en bewaken van
  projectplanningen, actielijsten, voortgangsoverzichten en/of
  projectrapportages
• Aantoonbare stage- en/of werkervaring met het voorbereiden, organiseren en
  vastleggen van overleggen, besluitvorming en actiepunten
• Aantoonbare stage- en/of werkervaring met het verzamelen, structureren en
  verwerken van informatie ten behoeve van managementinformatie, rapportages,
  notities en/of adviezen

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig coördineren of uitvoeren van
  projecten, waarbij verantwoordelijkheden bestonden uit planning,
  voortgangsbewaking, stakeholderafstemming en het behalen van
  projectresultaten
• Aantoonbare werkervaring met het beheren, actualiseren en bewaken van
  planningen, jaarplanningen, programmakalenders en/of organisatiebrede
  planning- en controlcycli
• Aantoonbare werkervaring met het verzamelen, analyseren en verwerken van
  informatie tot voortgangsrapportages, managementinformatie, notities,
  memo's en/of adviesproducten
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie,
  uitvoeringsorganisatie of andere publieke dienstverlener
• Aantoonbare werkervaring met organisatorische sturings- en
  verantwoordingsprocessen, zoals OGSM, planning & control, programmasturing,
  projectmatig werken of vergelijkbare methodieken
• Aantoonbare affiniteit met publieke dienstverlening, het sociaal domein
  en/of arbeidsmarktvraagstukken, blijkend uit eerdere opdrachten of
  werkzaamheden

Competenties

• Gestructureerd werken brengt overzicht aan in projecten, planningen en
  afspraken en zorgt dat informatie vindbaar, actueel en bruikbaar is
• Plannen en organiseren stelt prioriteiten, bewaakt deadlines en zorgt dat
  acties, mijlpalen en vervolgafspraken tijdig worden opgepakt
• Resultaatgericht werkt toe naar concrete resultaten, houdt voortgang
  zichtbaar en signaleert tijdig wanneer bijsturing nodig is
• Communicatief vaardig formuleert helder en toegankelijk, stemt goed af met
  collega’s en weet verwachtingen duidelijk te maken
• Samenwerkingsgericht zoekt actief de verbinding met collega’s,
  projectleiders en management en draagt bij aan een prettige en effectieve
  samenwerking
• Proactief denkt vooruit, ziet wat nodig is en komt zelf met acties, vragen
  of voorstellen om voortgang te houden
• Leergierig staat open voor feedback, ontwikkelt zich snel en weet nieuwe
  kennis praktisch toe te passen in de opdracht
• Reflectief staat open voor feedback, ontwikkelt zich snel en weet nieuwe
  kennis praktisch toe te passen in de opdracht

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!