Bestuursondersteuner

Functie

Als bestuursondersteuner maak je, samen met vier collega-bestuursondersteuners, onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen en vervul je een belangrijke rol in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteren op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen; proactief inspelen op wijzigingen.
• Vertrouwelijke correspondentie: verzorgen van vertrouwelijke correspondentie.
• Ondersteuning bestuurlijke processen: signaleren van urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille; signaleren van actiepunten en vooruit plannen van werkzaamheden; meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
• Eerste aanspreekpunt: fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties.
• Afstemming en samenwerking: afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
• Vergaderingen en documenten: organiseren en voorbereiden van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving en profiel

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn vanzelfsprekende onderdelen van de functie.
Gewenste eigenschappen: doortastend, assertief, beschikt over een gezonde dosis humor; behoudt overzicht en kan adequaat handelen wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven.

Eisen

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële,
  managementondersteunende of administratieve richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner,
  directieondersteuner of managementassistent
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere
  bestuurders, directieleden of managers
• Aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of
  managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of
  semipublieke organisatie

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner,
  directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of
  semipublieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van
  bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde
  belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van
  bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of
  vergelijkbare besluitvormingsprocessen
• Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en
  Share point

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatie sensitiviteit
• Integriteit
• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerken
• Proactiviteit
• Stressbestendigheid
• Accuratesse

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!