Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Functieomschrijving

Als managementassistent van een bestuurder ben jij de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je regisseert de agenda van de bestuurder, verzorgt correspondentie en zorgt dat de bestuurder tijdig beschikt over benodigde stukken en informatie. Het betreft een tijdelijke functie binnen een team van collega’s.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agenda- en afsprakenbeheer: plannen, bewaken en signaleren van afspraken; vervanging binnen het team waar nodig.
• E-mailbeheer: verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook.
• Voorbereiding en distributie stukken: zorgen dat de bestuurder alle benodigde informatie en stukken ontvangt.
• Organisatie vergaderingen: regelen van vergaderzalen, faciliteiten, telefonische conferenties en bijeenkomsten.
• Contactbeheer: actief afstemmen met betrokken collega’s en externe partijen; verwijzen van persvragen.
• Representatie en uitnodigingen: wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college.
• Vervoer en declaraties: plannen van dienstauto’s en taxi’s, zorgen voor juiste gegevens (adres, P-kaarten) en bijhouden van declaraties.
• Overleggen: deelnemen aan wekelijks teamoverleg en portefeuilleoverleg; vastleggen van afspraken en agendapunten.
• Samenwerking: nauw samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur; meedenken met de bestuurder.

Werkwijze en tools

• Je werkt voornamelijk met Outlook en iBabs; incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches.
• Je werkt binnen een team van circa 10 collega’s; er vindt maandelijks werkoverleg plaats.

Wie zoeken we?

• Je bent dienstverlenend en klantvriendelijk richting externen en collega’s, met oog voor resultaat.
• Je houdt van hectiek en hoge werkdruk en kunt goed prioriteren en improviseren onder tijdsdruk.
• Je neemt initiatief, bent assertief, oplossingsgericht en kunt zelfstandig keuzes maken.
• Flexibiliteit en geen “9–5” mentaliteit.
• Afgemaakte relevante MBO+/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
• Goede beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent representatief, zorgvuldig en hebt oog voor de politiek-bestuurlijke omgeving.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
• Aantoonbare werkervaring met MS Office
• Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de
  werkzaamheden daarom vragen

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een
  overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van
  vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken,
  informatie en actiepunten
• Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning,
  zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve
  aangelegenheden
• Aantoonbare werkervaring met iBabs

Competenties

• Plannen en organiseren – houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt
  dat afspraken en stukken tijdig geregeld zijn
• Prioriteiten stellen – kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct
  aandacht nodig heeft
• Initiatief – wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie
• Oplossingsgerichtheid – signaleert knelpunten en komt zelf met praktische
  oplossingen
• Flexibiliteit – kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte
  situaties
• Stressbestendigheid – blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk
  en bij hectiek
• Assertiviteit – durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen
  tijdig aan te spreken
• Samenwerken – werkt nauw samen met andere managementassistenten,
  bestuursadviseurs en communicatieadviseurs
• Dienstverlenend vermogen – zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal
  voorbereid zijn of haar werk kan doen
• Bestuurlijke sensitiviteit – begrijpt de politiek-bestuurlijke context en
  gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie
• Communicatieve vaardigheden – communiceert professioneel met bestuurders,
  collega's en externe contacten
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie
  en administratieve werkzaamheden

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!