Managementassistent – Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Functieomschrijving

Als managementassistent ondersteun je de afdeling en het afdelingshoofd bij facilitaire en administratieve zaken en verzorg je representatieve activiteiten voor teams en medewerkers. Je coördineert en handelt mailings af, boekt ruimtes en bewaakt de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Een belangrijk onderdeel van je werk is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief het verzamelen van gegevens. Je bent volledig thuis in digitaal vergaderen met MS Teams. Je bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van je werkzaamheden en hebt een proactieve en representatieve instelling.

Belangrijkste taken

• Plannen van vergaderingen en overleggen; verspreiden van stukken ter voorbereiding en organiseren/faciliteren van afdelingsbijeenkomsten
• Zorgen dat de agenda’s van de teamleiders op orde zijn
• Notuleren bij overleggen en vergaderingen en/of opstellen van actielijsten
• Oppakken van administratieve taken
• Verzorgen van uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals
• Coördinatie en afhandeling van mailing ten behoeve van de afdeling

Profiel

• Je houdt van aanpakken en kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook de verbinding
• Je hebt overzicht over afdelingbrede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier proactief een bijdrage (zoals het inplannen van jaarlijks terugkerende en het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling)
• Resultaatgerichte en dienstverlenende instelling; je blijft onder hoge werkdruk goed presteren
• Samenwerkingsgericht: je werkt goed samen met verschillende partners
• Flexibel, stressbestendig en oplossingsgericht
• Opmerkzaam en integer
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• In staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden

Eisen

• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanager
  opgedaan in het afgelopen vier jaar
• Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een
  managementteam
• Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS
  Teams

Wensen

• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD
  regio’s
• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten
  en weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe,
  politiek-bestuurlijke organisatie
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen of met het domein van
  infectieziektenbestrijding publieke gezondheid en/of paraatheid en begrijpt
  het belang van nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid in dit werkveld

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!