Bestuurssecretaresse

Opdracht

Voor het bestuurssecretariaat zoeken wij een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Jij ondersteunt het bestuur optimaal en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeer je als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
  • Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
  • Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
  • Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
  • Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
  • Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Eisen

• Minimaal een afgeronde secretaresseopleiding
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als
  bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse,
  directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke
  organisatie
• Beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders,
  directieleden, managementteams en/of leidinggevenden
• Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders,
  directieleden, managementteams of leidinggevenden
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's
  van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en
  coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of
  andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende
  functie

Competenties

• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Klantgerichtheid
• Schriftelijke communicatie
• Plannen en organiseren

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar info@greenpepper.nl We helpen je graag verder!